Aviso de Privacidad - Eventos
KOBOLDCON - AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL
Última actualización: 24 de Octubre de 2026
1. Identidad y domicilio de la persona responsable
Quienes operamos el proyecto comunitario denominado Koboldcon (en adelante, “Koboldcon”), con domicilio en Guadalajara, Jalisco, México, somos responsable del tratamiento, uso y protección de los datos personales que recaba, de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones aplicables.
Koboldcon es una iniciativa comunitaria que organiza eventos de juegos de rol de mesa dirigidos a toda la comunidad, con el propósito de facilitar su acercamiento a esta afición y fomentar espacios de convivencia, participación y aprendizaje en un entorno respetuoso, incluyente y seguro.
2. Datos personales que se recaban
Para llevar a cabo sus actividades, Koboldcon podrá recabar los siguientes datos personales:
● Datos de identificación: nombre o nombre con el que la participante desea ser identificada.
● Datos de contacto: correo electrónico y número telefónico.
● Datos de redes sociales: nombres de usuario, perfiles o enlaces a cuentas que la participante proporcione voluntariamente.
●Datos de participación: información relacionada con su inscripción, asistencia y participación en los eventos y actividades organizados por Koboldcon.
Los datos se obtendrán directamente de las participantes mediante formularios de inscripción, registros presenciales, redes sociales, correo electrónico u otros medios de comunicación utilizados por la organización.
Koboldcon no solicita, como requisito ordinario de participación, datos personales sensibles, tales como información sobre salud, orientación sexual, creencias religiosas u otras características de la esfera íntima de las personas. Se recomienda no incluir información personal sensible en los campos abiertos de los formularios o en los mensajes dirigidos a la organización.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recabados serán tratados para las siguientes finalidades:
A. Finalidades primarias
Son aquellas necesarias para gestionar la participación en las actividades de Koboldcon:
Registrar a las participantes en los eventos gratuitos, mesas de rol, talleres y demás actividades organizadas por Koboldcon.
Administrar las inscripciones, confirmar lugares, organizar grupos y mesas, y comunicar cambios de horario, sede o dinámica.
Mantener comunicación con las participantes respecto de los eventos en los que se hayan inscrito.
Atender dudas, solicitudes, incidencias y asuntos relacionados con su participación.
Mantener registros administrativos de participación y elaborar estadísticas generales para evaluar el alcance de las actividades, preferentemente mediante datos disociados cuando sea posible.
B. Finalidades secundarias
De manera adicional, y siempre que la participante otorgue su consentimiento para los usos correspondientes, los datos personales podrán utilizarse para:
Difusión de nuevos eventos: enviar invitaciones, convocatorias, calendarios y anuncios de futuras actividades organizadas por Koboldcon.
Promoción de actividades propias: compartir información promocional sobre las iniciativas, proyectos, colaboraciones y actividades de la comunidad.
Beneficios de patrocinadores: comunicar promociones, descuentos, ofertas, regalos, dinámicas, sorteos y otros beneficios ofrecidos por patrocinadores, aliados comerciales o colaboradores de Koboldcon.
Gestión de beneficios: contactar a las participantes para informarles sobre su elegibilidad, coordinar la entrega de regalos o beneficios y comunicar los términos de las promociones correspondientes.
La recepción de comunicaciones promocionales será voluntaria y no constituirá un requisito para inscribirse o participar en los eventos gratuitos de Koboldcon.
La participante podrá negarse al tratamiento de sus datos para las finalidades secundarias desde el momento en que estos sean recabados, así como retirar posteriormente su consentimiento, sin que ello afecte su participación en las actividades.
4. Comunicación y transferencia de datos personales a patrocinadores
Koboldcon podrá comunicar información sobre promociones, descuentos, regalos y beneficios proporcionados por sus patrocinadores sin necesidad de entregarles los datos personales de las participantes.
La regla general será que los patrocinadores no reciban las bases de datos, listas de contactos, números telefónicos, correos electrónicos ni perfiles de redes sociales de las participantes. La organización podrá actuar como intermediaria para difundir las promociones y coordinar la entrega de beneficios.
Cuando una promoción requiera que un patrocinador reciba directamente datos personales de una participante —por ejemplo, para gestionar la entrega de un regalo, validar una promoción o realizar una actividad específica—, Koboldcon informará previamente a la participante qué datos se comunicarán, a qué persona física o moral se entregarán y con qué finalidad. Cuando legalmente corresponda, solicitará su consentimiento antes de efectuar la transferencia.
La negativa a autorizar una transferencia de datos a un patrocinador no impedirá participar en los eventos generales de Koboldcon, aunque podría impedir el acceso a una promoción específica que requiera necesariamente dicha comunicación.
Los datos personales también podrán ser comunicados a autoridades competentes cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido conforme a la legislación aplicable.
5. Medios para limitar el uso o divulgación de los datos
Las participantes podrán solicitar en cualquier momento que sus datos dejen de utilizarse para el envío de publicidad, convocatorias promocionales, ofertas de patrocinadores o comunicaciones secundarias.
Para ello, podrán:
● Solicitar su baja de las listas de difusión por correo electrónico o mensajería.
● Responder a una comunicación promocional solicitando que se suspendan dichos envíos.
● Enviar una solicitud al medio de contacto indicado en la sección 6 de este aviso.
La solicitud será atendida en un plazo razonable. La baja de comunicaciones promocionales no implicará automáticamente la eliminación de los datos que deban conservarse para cumplir obligaciones legales o atender asuntos administrativos pendientes.
6. Derechos ARCO y revocación del consentimiento
Las participantes podrán ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) respecto de sus datos personales.
● Acceso: conocer qué datos personales conserva Koboldcon y cómo son tratados.
● Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
● Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando resulte legalmente procedente.
● Oposición: solicitar que cese el tratamiento de sus datos en los supuestos previstos por la legislación aplicable.
Asimismo, podrán revocar el consentimiento que hayan otorgado para el tratamiento de sus datos personales, sin efectos retroactivos y sujeto a las obligaciones legales que, en su caso, deban cumplirse.
Las solicitudes deberán enviarse a:
Correo electrónico: info@koboldcon.quest
Domicilio para recibir solicitudes: **** Guadalajara, Jalisco.
La solicitud deberá incluir:
Nombre de la persona titular.
Medio para recibir la respuesta.
Descripción clara de los datos personales involucrados y del derecho que desea ejercer.
Elementos que permitan localizar los datos.
Documentación necesaria para acreditar su identidad o representación legal, cuando corresponda.
Koboldcon dará trámite a las solicitudes conforme a los plazos y procedimientos establecidos en la legislación aplicable.
7. Conservación y protección de los datos personales
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recabados y, cuando corresponda, durante los plazos exigidos por las disposiciones legales aplicables.
Los datos utilizados exclusivamente para comunicaciones promocionales dejarán de emplearse para ese fin cuando la participante retire su consentimiento o solicite su baja. Una vez que los datos dejen de ser necesarios y no exista obligación legal de conservarlos, se procederá a su supresión conforme a los procedimientos aplicables.
Koboldcon implementará medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra el acceso, uso, divulgación, alteración, pérdida o destrucción no autorizados. Asimismo, procurará limitar el acceso a dichos datos a las personas que necesiten conocerlos para desarrollar las actividades de la organización.
8. Uso de plataformas digitales
Para administrar inscripciones y comunicaciones, Koboldcon podrá utilizar herramientas digitales de terceros, tales como formularios electrónicos, servicios de correo, plataformas de mensajería y redes sociales.
Cuando estos proveedores traten datos personales por cuenta de Koboldcon, se procurará que el tratamiento se limite a las finalidades autorizadas y que existan medidas adecuadas de protección y confidencialidad.
El uso de las plataformas también podrá estar sujeto a los avisos de privacidad y condiciones propios de sus respectivos proveedores.
9. Fotografías, videos y grabaciones
Durante los eventos podrán tomarse fotografías, videos o grabaciones con fines de documentación y difusión de las actividades de Koboldcon.
Cuando el material permita identificar a una participante, su publicación o utilización con fines promocionales se realizará con las autorizaciones y el consentimiento que resulten necesarios conforme a la legislación aplicable.
La participación en los eventos no implicará, por sí sola, una autorización ilimitada para publicar imágenes, videos o grabaciones de las asistentes. Las participantes podrán manifestar su negativa a ser fotografiadas o a que se utilice su imagen para fines promocionales a través de los medios de contacto de la organización.
10. Cambios al aviso de privacidad
El presente aviso podrá modificarse o actualizarse para reflejar cambios en las actividades de Koboldcon, en los datos recabados, en las finalidades del tratamiento o en las disposiciones legales aplicables.
Las modificaciones se comunicarán a través de los medios oficiales de Koboldcon, como sus redes sociales, formularios de registro o el sitio electrónico en el que se encuentre publicado este aviso.
11. Consentimiento
Al proporcionar sus datos personales, la participante tendrá a su disposición el presente aviso de privacidad y podrá conocer las finalidades para las cuales serán tratados.
El tratamiento de los datos se realizará conforme a las bases legales y los consentimientos que correspondan a cada finalidad.
La aceptación de las finalidades secundarias y, en su caso, de las transferencias de datos personales a patrocinadores deberá recabarse mediante mecanismos que permitan identificar de manera clara la voluntad de la participante.
Contacto de privacidad de 6irol
Correo electrónico: info@koboldcon.quest
Domicilio: Guadalajara, Jalisco
Redes sociales o sitio oficial: @Koboldcon
Guadalajara, Jalisco, México.
Última actualización: 24 de octubre de 2026.